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業務（權限與回報方式）

本角色文件的定位​

本文件說明「業務人員」在本 CRM 系統中的實際責任、可操作範圍與回報原則。

本角色的設計目標並非資料管理，而是：

確保案件進度能被真實、即時地反映於系統中。

一、業務人員的核心角色定義​

在本 CRM 架構中，業務人員被定義為：

案件實際進度的唯一資訊來源（Single Source of Truth）。

業務人員不是系統管理者，也不需要理解管理邏輯，
只需對「自己負責的案件進度是否真實」負責。

二、業務人員需要看到的系統內容​

業務人員僅能存取與自身工作直接相關的資訊，包括：

  • 自己被指派的 Quotations
  • 該案件目前的業務進度（Sales Stage）
  • 與案件相關的行動事項（Actions / Tasks）
  • 基本的案件識別資訊（客戶、路線、狀態）

業務人員不會看到：

  • 管理層 Dashboard
  • 其他業務的案件
  • 風險與警示判斷結果
  • KPI 或管理統計資料

三、業務人員必須負責的三件事​

1️⃣ 回報案件實際進度（Sales Stage）​

業務人員需更新案件目前的實際狀態，例如：

  • 已送出報價
  • 洽談中
  • 價格協商中
  • 明確被拒絕

回報原則只有一個：

只回報事實，不需解釋理由。

2️⃣ 更新最後跟進時間（Last Follow-up）​

業務人員需在實際與客戶互動後，更新最後跟進時間。

此欄位的目的在於：

  • 讓系統判斷案件是否停滯
  • 作為管理判斷的時間依據

不需填寫內容說明。

3️⃣ 回應被指派的行動事項（Actions）​

當主管或系統建立行動事項時：

  • 業務人員僅需執行被指派的行動
  • 行動完成後更新狀態即可

未被指派的案件，不需額外回報。

四、業務人員刻意無法操作的項目​

為確保文件正確性與責任清楚，業務人員無法：

  • 修改報價金額與條件
  • 變更文件狀態（如核准、失效）
  • 編輯非本人負責的案件
  • 存取管理層的風險與警示邏輯

這些項目皆屬於「文件責任」或「管理責任」。

五、回報負擔的控制原則​

本系統刻意設計為：

  • 不要求高頻回報
  • 不要求填寫長篇說明
  • 不以回報作為績效壓力工具

若案件沒有實質進展，
則不需要強迫更新。

六、小結​

在本 CRM 架構中，業務人員只需對一件事負責：

案件進度是否真實、是否最新。

只要這一點成立，
管理判斷自然能建立在可靠資訊之上，而不需額外監控。