會議記錄

主題：UAT 需求 & 資料庫第一版 SOP & 報價單相關

一、基本資訊

會議時間： 2026-03-15 09:00 - 11:00
會議地點： Google Meet
與會人員： Cody；Aries

二、背景說明

Cody says

三、討論重點摘要

新同仁稱呼確立：

日本新同仁：Nancy
北美同仁：Martha

NOVATech 稽核後的一些事項反應

在稽核時需要的文件不齊全，主要是：

Airtable 資料登錄的 SOP
Airtable 系統的 UAT 文件

Cody 提及：

未來會嘗試著合併 ISO 9001 與當前一直在進行的 GDP，故先前有提及要進行的 SAQ(Supplier Audit Questionnaire)供應商稽核文件數位化，在未來也考量納入欲執行之專案計劃中。

SAQ 研擬作法參考：百濟神洲
該客戶採「廠商平台」(Supplier Portal) 作法：

由廠商自行登入並維護相關資料，包含稽核填單皆於平台上完成。
平台需與企業內部業務資料庫分離(使用第三方服務)，確保資料獨立與安全性。
平台預期提供之功能包含：基本資料維護更新、訂單通知、稽核資料歷史記錄...等。

建議參考：此類廠商平台如何實現（實作方向）：

系統邊界與資料分離
- 廠商平台為獨立系統（獨立主機／子網域或雲端服務），不直接連線崴宇內部業務 DB。
- 與內部系統僅透過 API 或排程同步 交換必要資料（例如：只同步「需通知廠商之訂單摘要」、稽核表單狀態），內部敏感資料不落地到平台。
身分與權限
- 廠商帳號獨立管理（可整合 SSO 或專用登入），一廠商一帳號（或依需求多帳號＋角色）。
- 僅能存取該廠商自己的訂單、稽核紀錄與可維護之基本資料，權限矩陣需事先定義。
功能模組可拆解為
- 訂單通知：由內部系統觸發（或排程）推送訂單摘要／連結至平台，廠商在平台查看或下載。
- 稽核填單與歷史：平台提供表單（如 SAQ）填寫、送出；紀錄存於平台 DB，可查歷史；必要時再以 API 回寫或同步狀態至內部。
- 基本資料更新：廠商可於平台更新聯絡人、地址等；可設計為「送出後由內部審核後同步」或「限定欄位即時更新並同步」。
技術選型建議
- 前端：一般 SPA 或表單導向即可（如 React / Vue 或低程式碼表單工具）。
- 後端：獨立服務＋獨立 DB；與內部系統以 REST/API 或訊息佇列溝通。
- 部署：可放於對外網段或雲端，與內部環境網路隔離，僅開放必要 API 白名單。
分階段實施
- 第一階段：廠商登入＋基本資料維護＋單一稽核表單（如 SAQ）線上填寫與歷史查詢。
- 第二階段：訂單通知（由內部觸發或排程推送）。
- 第三階段：依需求擴充更多表單或審核流程。

四、其他討論

發票有無收到
- ✓ 已收到，會協助請款
US Base 與 Interface 後續
- ✓ 北美基礎設施(網路申請事宜)尚在籌備中，故 Interface 的使用及測試還有一些時間。
接下來工作項目的優先次序
- １.Interface Demo 後，確立沒有問題就可以開始進行，項目包含：
  - ➊ TW Inteface
  - ➋ Master Base & US Base
  - ➌ US Interface
- ２.包材 (Package Items) 庫存管理系統
  現況：包材目前無明確庫存管理，在庫品項各有專屬編號；取用後常無法掌握庫存數量與剩餘可用編號，導致控管困難。
  期望：透過 OMS 的 Package Item 取用流程，對包材庫存做精確管理，以利採購與補充作業。
  ※ 此為全新功能，可能涉及資料結構調整及新增表單、邏輯設定；後續將安排現場訪談以了解實際作業場景，以利功能規劃與開發。
Airtable 的 Interface 如何防呆(比方資料重覆一事)
- ✓ 目前填單防呆機制僅限於 Interface 中新增項目的填單欄位中，由於權限緣故，系統不會限制即有資料內容的填寫。故建議可以先建立內部填單的 SOP，以降低未來新進同仁在填單時誤操作的可能。
下次拜訪時間
- ✓ 預計週四 (3/17 下午時段)

五、待辦事項

我方待辦事項：
✓ 提供【TailorMed】CRM/OMS/FIN Database UAT 文件 (驗收日改訂於：2026/02/24；測試期間：20260101~20260131（為期一個月）；已加入 FIN > SoA 功能) Airtable Database UAT 文件
✓ 開設 Airtable 帳號使用權限(chris@tailormed-intl.com)
✓ 提供 Airtable 權限矩陣作為資料庫使用之參考（可參照 Airtable 權限矩陣範本）
✓ 預備週四(3/17)Demo 相關資料，以 Mail 內容為主，以利摸擬真實業務現場情況。改為週五
客戶端待辦事項：
✓ 提供至少 3 份完整流程(CRM > OMS > FIN)樣本郵件及文件以利 US Databse & Interface 填單測試
✓ 確認同仁 Chris 於 Airtable 權限的起始日
提供 Tracking 頁面的 Feedback Form 連結

其他備考

Airtable 權限規劃參考

Base 使用權限（角色 × Base）

角色／人員	CRM Base	OMS Base	FIN Base	備註
運務 (op@)	Editor	Editor	—	運務主責
財務 (fin@)	Editor	—	Editor	財務主責
執行長 Ray (ray@)	Editor	Editor	Editor	全權主責
業務 (chris@)	Editor	—	—	業務主責

最後更新： 2026-03-18
文件版本： v.1.4
文件負責人： Aries

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