Skip to main content

Airtable 自動化操作手冊

文件版本：v1.1
建立日期：2026-02-08
最後更新：2026-03-04
維護者：萬能數維
適用對象：報價單操作人員、新進人員、系統管理員

一、文件定位與目的​

本手冊用於說明 Airtable 報價系統中「主表 × 子表 × 自動化」的正確操作方式，
協助操作人員在日常填單時避免資料錯誤，並在異常時能正確回報。

本文件不是系統開發教學，亦不包含以下內容：

  • Automation 設定畫面逐步教學
  • Script 程式邏輯修改教學
  • 欄位架構重設與資料模型改造

如需調整系統邏輯（觸發條件、欄位關聯、分群規則），請由管理員另案評估。

二、系統架構概覽​

本系統涉及四張主要資料表：

表單名稱說明
✏️ Quotations Table報價單主表，操作人員的唯一主要作業介面
🟨 Package Items包材項目明細表（子表）
🔴 Charge Items計費項目明細表（子表）
🔵 Non-Taxable Charges免稅項目明細表（子表）

核心原則：

  • 操作人員只在主表操作及填寫
  • 三張子表由系統自動建立、分群、清理

2.1 主表與子表角色​

  • 主表（✏️ Quotations）
    • 業務層級資料入口
    • 填寫 Job No.、Partner、Status 等欄位
  • 子表（🟨 Package Items / 🔴 Charge Items / 🔵 Non-Taxable Charges）
    • 由系統依主表操作自動產生
    • 不建議手動新增或修改連結關係

2.2 暫存欄位（Temp）機制​

主表中標示 (暫) 的欄位（如：🟨 選取箱型(暫)）僅用於觸發自動化：

  1. 使用者選取品項
  2. 系統建立並分群子表資料（依 Job No.）
  3. 系統自動清空 (暫) 欄位

(暫) 欄位不保留最終資料，屬於觸發型欄位。

暫存欄位操作示意 圖 1：紅框處為在✏️ Quotations 資料表中可填入包材、計稅品項及免稅項目之欄位(觸發欄)。

子表分群結果示意 圖 2：紅框處為單一資料展開後，可填入包材、計稅品項及免稅項目之欄位(觸發欄)。

三、自動化說明​

3.1 Item Table Auto Grouping（🟨🔴🔵）​

項目內容
觸發條件主表記錄符合分群條件
執行方式Airtable Script 自動執行
狀態ON（啟用中）

功能說明：

  • 依主表輸入，自動將資料寫入對應之子表
  • 建立正確主、子表關聯
  • 避免手動搬資料造成錯誤

3.2 Auto Remove Orphan Items（子表各一支）​

對應三張子表：

  • Auto Remove Orphan items in 🟨 Package Items
  • Auto Remove Orphan items in 🔴 Charge Items
  • Auto Remove Orphan items in 🔵 Non-Taxable Charges
項目內容
觸發條件子表記錄進入指定 View
執行方式Airtable Script 自動執行
狀態ON（啟用中）

功能說明：

  • 清理未與任何主表記錄關聯之孤立項（Orphan Items）
  • 防止資料膨脹、降低錯誤累積

四、正確操作流程（建議唯一操作方式）​

4.1 建立新單 SOP​

  1. 在主表新增一筆空白資料
  2. 填入全新且未使用過的 Job No.（不可 Duplicate）
  3. 填寫 Partner / Shipper / Consignee 等基本欄位
  4. 於 (暫) 欄位選取所需品項
  5. 等待系統自動化執行（約 1～2 秒）
  6. 確認：
    • (暫) 欄位已清空
    • 對應子表資料已建立且依 Job No. 分群
  7. 展開此單，並於該自動加入品項內，填寫相應之數值及內容

4.2 子表可人工補充範圍（僅限）​

可填寫：

  • Quantity（數量）
  • Weight（重量）
  • Manual Price（手動價格）
  • Item Description、Batch/Lot Number 等品項明細欄位

不可操作：

  • 新增子表資料
  • 修改子表連結欄位
  • 直接修正 Unnamed record

五、嚴格禁止事項​

5.1 禁止使用 Duplicate 建立新單(新的 Quotation)​

Duplicate 會複製舊連結與舊品項關係，常導致：

  • 舊單號殘留
  • 子表關聯錯位
  • 品項共用與重複計價風險

5.2 禁止直接操作子表連結​

請勿：

  • 手動新增子表記錄
  • 修改子表連結欄位
  • 嘗試人工修復 Unnamed record

六、常見異常與處理方式​

Q1：子表出現 Unnamed record​

常見原因：

  • 使用 Duplicate
  • 人工改動子表連結欄位

建議處理：

  1. 重新建立新單
  2. 回主表重選 (暫) 欄位品項
  3. 必要時使用 Record Template

Q2：子表有多餘項目，但主表沒有​

可能為孤立項，系統會在觸發時自動清理。
請勿手動刪除或重接連結。

Q3：主表已修改，子表未立即更新​

自動化可能需數秒至數十秒。

七、操作原則總結​

  • 不 Duplicate Record
  • 只操作主表(✏️ Quotations)
  • 只用 ✏️ Quotations中有 (暫) 欄位觸發分群
  • 子表交由系統處理

九、技術背景（管理員參考）​

上述四項自動化使用 Airtable Script 實作：

自動化名稱Script 邏輯摘要
Item Table Auto Grouping讀取主表內容後，分類寫入三張子表並建立關聯
Auto Remove Orphan Items × 3掃描子表中未關聯記錄並自動刪除

Script 修改需具 JavaScript 能力，請勿直接進行程式碼內容的修改。

十、異動紀錄​

日期版本修改內容修改者
2026-03-04v1.1合併內容並重整章節結構萬能數維
2026-02-08v1.0初版建立萬能數維

本文件如有更新，請通知相關操作人員。