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業務主管（權限與責任）

本角色文件的定位​

本文件說明「業務主管」在本 CRM 架構中的角色定位、責任邊界與介入原則。

在本系統中，業務主管的角色並非日常案件執行者，而是：

報價文件的建立與控管者，以及案件是否需要管理介入的決策者。

一、業務主管的核心角色定義​

在此 CRM 架構下，業務主管負責的是「可控的關鍵節點」，而非所有流程細節。

業務主管的角色重點在於：

  • 確保報價文件正確、可對外使用
  • 確保每一筆案件都有明確的負責業務
  • 在風險出現時，做出是否介入的判斷

而非：

  • 代替業務回報案件進度
  • 成為所有狀態更新的唯一入口
  • 承擔日常跟進與執行工作

二、業務主管的主要責任範圍​

1️⃣ 文件責任（Document Ownership）​

業務主管負責：

  • 建立與管理 Quotations
  • 輸入並控管報價金額、條件與有效期限
  • 確保文件狀態（Draft / Sent / Accepted / Rejected / Expired）正確反映文件層級狀態

主管對「報價內容的正確性」負責。

2️⃣ 案件指派責任（Case Assignment）​

每一筆報價單，皆需由業務主管指派一位：

案件負責業務（Case Owner）

此指派行為的目的在於：

  • 明確案件執行責任歸屬
  • 避免進度回報來源不清
  • 防止案件落入「大家都有看、但沒人負責」的狀態

業務主管不負責案件進度本身，而是負責確保有人在負責進度。

3️⃣ 管理介入責任（Intervention & Decision）​

業務主管透過 Dashboard 判斷：

  • 哪些案件出現停滯
  • 哪些案件金額或風險過高
  • 哪些業務需要支援或資源調整

在必要時進行介入，介入形式可能包含：

  • 協助釐清決策卡點
  • 提供策略方向或資源
  • 代表公司進行關鍵溝通

介入的目的是推進決策，而非接手執行。

三、業務主管在系統中的權限原則​

在本 CRM 設計中，業務主管通常具備：

  • 編輯與檢視所有報價文件的權限
  • 指派案件負責業務與行動事項的權限
  • 檢視跨業務、跨進度的整體管理視角

但系統刻意避免讓主管：

  • 必須逐筆更新業務進度
  • 成為所有資訊更新的瓶頸
  • 承擔執行層級的回報工作

四、刻意不由業務主管負責的事項​

為避免責任錯置，以下行為並非業務主管的責任範圍：

  • 代替業務更新 Sales Stage
  • 代替業務回報跟進紀錄
  • 將系統作為即時監控或績效施壓工具

若主管需代替業務回報進度，
則系統將無法反映實際案件狀況，管理判斷亦將失真。

五、小結​

在本 CRM 架構中，業務主管的價值不在於「做最多事」，
而在於：

  • 把正確的事情交給正確的人
  • 在風險出現時即時介入
  • 為關鍵決策負責

這也是本系統刻意將「文件責任」與「進度責任」分離的核心原因。