資料結構說明
本文件詳細說明 SoA（Statement of Account）功能所需的資料結構調整，包含新增欄位、View 設計與資料表結構。
1. Partner（來源：CRM）
系統沿用既有 Partner 資料中的 Closing Date 欄位， 作為每個 Partner 的「關帳日規則（Closing Term）」來源。
Closing Date 為單選欄位，用於定義該 Partner 的月結截止方式，例如：
- 20th of each month
- 25th of each month
本專案 不調整、不新增 Partner 主資料欄位， 僅於財務模組中引用此欄位作為 Billing Month 與帳期計算的依據。
2. Debit Notes（FIN）— 結構調整說明（含必要新增欄位）
為支援 Statement of Account（SoA）月結請款流程，
本專案需對既有的 Debit Notes（FIN）資料表進行結構補強。
以下以 ❇️ 標示之欄位，原本並不存在於現行 Debit Note 表中。
但若未新增，將無法正確且可控地完成 SoA 的判斷、彙總與防呆機制。
此調整屬於「為支援新功能而必要的資料結構擴充」，
並非對既有帳務資料的任意改動。
新增／調整欄位說明（❇️ 為必要新增）
❇️ 1. Display Name
顯示用組合欄位，由系統自動組合以下資訊：
- Debit Note No.
- Bill to（請款對象）
目的說明：
- 提升 Interface 與 Link record 選擇時的可讀性
- 避免僅顯示單一編號，造成使用者誤選或判讀困難
此欄位僅用於顯示，不影響原始帳務資料。
❇️ 2. SoA?
使用者操作欄位，用於標示該筆 Debit Note 是否計畫納入 SoA 月結流程。
目的說明：
- 明確區分單筆請款與月結請款資料
- 作為後續 SoA 彙整流程的第一道判斷條件
此欄位僅代表「是否納入規劃」，不代表實際已結帳。
❇️ 3. Included in Statement
系統判斷欄位，用於標示該筆 Debit Note 是否已實際被納入某一張 SoA。
目的說明（關鍵）：
- 防止同一筆 Debit Note 被重複加入不同 SoA
- 提供清楚、不可誤判的帳務狀態指示
此欄位不由使用者編輯，而是由 Automation 自動控制：
Statement No.為空 → 不勾選Statement No.有值 → 自動勾選
❇️ 4. Billing Month
公式欄位，用於判定該筆 Debit Note 實際歸屬的請款月份（帳期）。
目的說明：
- 支援不同 Partner 不同關帳日的月結邏輯
- 避免僅依 Invoice Date 判斷而造成帳期錯置
此欄位依據以下資料計算：
- Invoice Date
- Partner 的 Closing Date
為 SoA 分組與篩選的核心依據。
❇️ 5. Closing Date
同步自 Partner（CRM）資料表的關帳規則欄位
（例如：20th of each month、25th of each month）。
目的說明：
- 作為 Billing Month 與帳期計算的基礎來源
- 避免在 FIN 端重複維護 Partner 的結帳規則
此欄位於 FIN 中僅作為唯讀使用。
❇️ 6. Closing Days
由 Closing Date 轉換而來的數值欄位（如：20、25）。
目的說明：
- 將文字型關帳規則轉為可計算數值
- 作為帳期公式（Billing Month、Period Start、Period End）的計算基礎
屬於系統計算輔助欄位，不提供人工操作。
❇️ 7. Bill to
Link to record 欄位，用於指定該筆 Debit Note 的請款對象（Partner）。
調整目的：
- 作為 SoA 彙總與分組的依據
- 作為關帳規則與帳期計算的來源
❇️ 8. Statement No.
Link to record 欄位，指向 Statement of Account（SoA）資料表。
目的說明（核心關聯）：
- 明確記錄該筆 Debit Note 被納入哪一張 SoA
- 作為 Included in Statement 自動判斷的依據
- 建立 Debit Note 與 SoA 之間的資料關聯關係
補充說明
上述 ❇️ 欄位為 SoA 月結功能能穩定運作的必要結構。
若未補齊，將可能產生以下風險：
- 帳期歸屬判斷不一致
- 同筆 Debit Note 重複請款
- Interface 操作缺乏防呆機制
- 帳務狀態需人工判讀，增加作業風險
因此，本次調整屬於為支援 Partner 月結請款流程所必須進行的資料結構擴充。
Debit Notes（FIN）— View 設計說明（Interface 專用）
為配合 SoA（Statement of Account）在 Interface 中的操作流程，
本專案將於 Debit Notes 資料表中新增兩個專用 View。
⚠️ 此兩個 View 並非單純為資料檢視用途建立，
而是作為 Interface 操作邏輯與防呆機制的基礎來源。
1. Ready for Statement
此 View 用於 Interface 中「可加入 SoA 的 Debit Notes」來源，篩選條件如下：
- SoA? = 勾選
- Received ≠ 勾選
- Included in Statement ≠ 勾選
目的在於確保：
- 僅顯示允許列帳
- 尚未被納入任何 Statement
- 且尚未完成收款的 Debit Notes
以避免重複列帳或已結清資料被誤選。
2. Included in Statement
此 View 顯示所有 已被正式納入 Statement of Account 的 Debit Notes，其篩選條件如下：
- SoA? = 勾選
- Received ≠ 勾選
- Included in Statement = 勾選
此 View 的用途為：
- 明確區分「尚未列帳」與「已列帳」的 Debit Notes
- 作為帳務追蹤與查核依據
- 避免已列帳資料再次出現在可選清單中
Included in Statement 欄位本身不由人工操作，
而是透過 Automation 依據 Statement No. 是否存在自動維護，
確保帳務狀態與資料關聯的一致性。
設計補充說明
這兩個 View 的存在，目的在於：
- 將 「可操作資料」與「已處理資料」明確分離
- 降低 Interface 中誤選、重選、重複請款的風險
- 讓 SoA 流程可以在不依賴人工判斷的情況下穩定運作
因此，這兩個 View 為 SoA 功能在 Interface 中正常運作的必要結構，而非單純的顯示用 View。
3. Statement of Account（SoA）
新增獨立的 Statement 表，用於承載「彙總請款」本身，而非取代 Debit Note。
主要欄位包含：
-
Statement Date
- 該份對帳單成立日期（由使用者明確指定）
-
Billing Month
- 本份 Statement 所對應的請款月份
- 作為彙整與選擇 Debit Note 的依據
-
Period Start / Period End（Formula）
- 依 Billing Month 與 Closing Term 計算實際帳期範圍
- 明確定義「這張 Statement 涵蓋哪些日期」
-
Debit Notes（Link to Debit Note）
- 手動選入、經系統篩選後的費用明細
資料關聯架構
Partner (CRM)
└─ Closing Date ──┐
│
Debit Notes (FIN) │
├─ Bill to ───────┘ (Link to Partner)
├─ Closing Date (同步自 Partner)
├─ Billing Month (依 Invoice Date + Closing Date 計算)
├─ SoA? (使用者標記)
├─ Statement No. (Link to Statement)
└─ Included in Statement (自動更新)
Statement of Account (FIN)
├─ Bill to (Link to Partner)
├─ Billing Month
├─ Period Start / Period End (Formula)
└─ Debit Notes (Link to Debit Note)
此架構確保：
- Partner 主資料單一來源（CRM）
- Debit Note 與 Statement 的明確關聯
- 帳期計算的一致性
- 防呆機制的有效性