Interface 說明
介面目的說明
本介面用於管理 帳務對帳單(Statement of Account, SoA) 的完整流程,
協助財務與業務主管依指定帳期(YYYY-MM)與請款對象,
系統化彙整可請款項目、產出對帳單,並追蹤已完成之 SoA 紀錄。
整體流程以「狀態分區」方式呈現,避免草稿、待處理與已完成帳務混在一起,
降低遺漏、重複或誤請款的風險。
區塊一| SoA Draft(帳務對帳單草稿)
本區為帳務對帳單(SoA)的 草稿建立區。
使用者可在此建立新的 SoA,並設定:
| 說明 | 對應欄位 |
|---|---|
| 對帳帳期 | Billing Month |
| 請款對象 | Billing To |
| 請款對象之 Debit Notes | Debit Notes |
| 收款銀行 | Bank Account |
| SoA PDF | Attachment |
右上功能按鈕:
- [Print]:點選後可另開視窗進入 Page Designer,進行列印或轉出 PDF 檔案
草稿階段的 SoA 尚未寄送,僅作為內部整理與確認用途。
在此階段,可持續調整納入的 Debit Notes 與相關欄位資訊。
使用情境說明
本區通常由財務或業務主管操作,用於正式請款前的彙整與檢核。
區塊二| Ready for SoA(可納入對帳清單)
本區顯示 符合條件、可納入帳務對帳單(SoA) 的 Debit Notes 清單。
系統會依既定規則自動篩選,例如:
| 說明 | 對應欄位 |
|---|---|
| 需納入 SoA 之 Debit Note | SoA? |
| 尚未請款 | Received |
| 是否已納入 SoA 草稿 | Included in SoA |
使用者可從此清單中,選擇要加入 SoA 草稿的項目。
設計重點說明
本清單為系統自動產生,無需人工逐筆查找,
可有效降低漏列或重複請款的風險。
區塊三| SoA Sent(已完成寄送之對帳單)
本區顯示 已完成編輯並正式寄送 的帳務對帳單(SoA)紀錄。
使用者可在此:
- 查閱歷史 SoA 清單
- 回溯特定帳期的請款內容
- SoA 中各別 Debit Note 金額及基礎資訊
- 作為後續對帳、收款與稽核依據
右上功能按鈕:
- [Go to SoA Sent]:點選後可另開視窗進入此 SoA 的 Data View,進行更詳細內容檢視
已寄送之 SoA 原則上不再修改,以確保帳務資料的一致性與可追溯性。
流程總結
SoA 的處理流程由上而下依序為:
- 建立 SoA 草稿(Draft)
- 篩選並納入符合條件的 Debit Notes
- 完成寄送並留存 SoA 紀錄
透過分區設計,使用者可快速辨識帳務目前所處階段,
避免不同狀態的資料混用,提升帳務管理效率與透明度。