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為什麼以 Quotations 為核心

在規劃 CRM 架構時，常見的直覺做法是從「Pipeline」或「Sales Funnel」開始設計。然而，本系統並未採用此標準模型，而是選擇以 Quotations（報價單）作為核心資料單位。

此選擇並非技術限制，而是基於實際作業現況與管理需求所做出的設計判斷。

一、報價單是目前最穩定、可被信任的事實來源​

在現行作業中，並非所有業務互動都有被系統化記錄，例如：

  • 初期接觸與口頭討論
  • 非正式詢價或試探性溝通
  • 尚未形成明確需求的往來

但一旦進入報價階段，公司內部通常已具備以下共識：

  • 客戶需求已相對明確
  • 有實際服務內容與金額基礎
  • 內部已有文件與資料留存
  • 報價單是跨部門可理解的共同語言

因此，相較於其他潛在資料點，報價單是目前組織中最具一致性與可追溯性的資料基礎。

二、從「業務活動」轉為「可管理的案件」​

對管理者而言，真正需要被管理的並不是所有互動，而是：

  • 已投入時間與成本的案件
  • 具備實際金額影響的機會
  • 有可能轉換為營收或風險的事項

報價單正好扮演了這個「轉換點」的角色：

它標誌著一個業務活動，正式進入需要被管理的階段。

因此，本系統的設計假設為：

  • 未形成報價的互動，不列入本階段管理重點
  • 已形成報價的案件，才進入管理與決策視角

三、為何不直接導入完整 Pipeline 模型​

標準 Pipeline 模型通常包含多個階段，例如：

  • Lead
  • Qualified
  • Proposal
  • Negotiation
  • Won / Lost

然而在目前情境下，直接導入此模型會面臨以下問題：

  • 階段定義需高度共識，否則容易流於形式
  • 業務人員需額外負擔大量狀態維護成本
  • 管理者反而需要花時間判斷資料是否可信

相較之下，以 Quotations 為核心的方式具有以下優勢：

  • 不改變既有文件流程
  • 降低導入與學習成本
  • 管理視角建立在既有事實之上

因此，本階段選擇 不以 Pipeline 作為主要結構，而是保留其管理概念。

四、以「Sales Stage」取代 Pipeline 階段​

雖然未導入完整 Pipeline，但管理上仍需要判斷案件所處的業務狀態。

因此，本系統引入 Sales Stage（業務進度） 作為補充欄位，其設計原則為：

  • 不等同於文件狀態
  • 可反映實際洽談情況
  • 容許模糊與主觀判斷

Sales Stage 的角色是：

提供管理者判斷「案件是否在流動中」的視角，而非精準流程控制。

這也使得後續在 Dashboard 中，能以「進度停滯」、「風險集中」等方式進行分析。

五、這樣的核心選擇帶來的影響​

以 Quotations 為核心，將直接影響以下設計方向：

  • Dashboard 的統計單位
  • 風險與警示的判斷基準
  • 業務人員回報的最小負擔
  • 管理者介入的時機判斷

這並不是一個最終不可調整的決策，而是基於目前組織成熟度所選擇的務實起點。

六、小結​

本系統並非忽略 Pipeline，而是選擇：

先站在目前最可靠的資料基礎上，建立可用的管理視角。

在報價流程穩定、管理需求明確後，未來仍可逐步延伸至更完整的業務模型。

下一章將進一步說明：
文件狀態與業務進度之間，應如何清楚區分與搭配使用。