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方案 A ｜線上填寫與回覆

一、方案定位說明​

本方案以最低技術門檻與最快導入為原則，
將既有的「供應商稽核問卷（Email / PDF / Word）」轉為線上填寫表單，
填寫完成後仍回到原本的 Email 接收與人工審閱流程。

此方案不改變 QA 的判斷方式，也不要求建立新系統，
僅優化「填寫與回收」這一段流程。

二、核心目標​

  • 提供海外供應商更方便的填寫方式
  • 減少來回 Email、附件填寫與格式錯誤
  • 確保每份稽核回覆皆可被保存與追溯
  • 不影響既有品質稽核與審查作業習慣

三、實際作業流程​

1️⃣ 表單填寫端（供應商）​

  • 供應商透過指定網址進入稽核表單頁面
  • 依序填寫：
    • 基本公司資訊
    • 組織與人員
    • Quality System
    • Facilities / Material Handling
    • Customs / Complaints / Recall
  • 問題形式包含：
    • Yes / No / N/A
    • 補充說明欄位
  • 完成後一次送出

2️⃣ 表單接收端（內部）​

  • 表單送出後，系統自動將完整回覆內容寄送至指定 Email（如 QA）
  • 每一份回覆即為一封獨立 Email 紀錄
  • QA 依既有方式：
    • 閱讀內容
    • 判斷是否符合要求
    • 自行歸檔或存放至內部系統

四、技術實作方式（方案 A 採用）​

採用技術原則​

  • 不建立資料庫
  • 不進行自動分析或統計
  • 不改變內部 QA 工作流程

技術組合建議​

  • WordPress + Breakdance Builder
  • 表單元件（支援：
    • 單選 / 多選
    • 條件顯示欄位
    • 必填欄位）
  • SMTP Email 寄送至指定信箱

本方案本質為「進階聯絡表單」，而非資料系統。

五、本方案可以做到的事​

  • 將稽核問卷全面線上化
  • 提升供應商填寫完成率
  • 降低格式錯誤與漏填風險
  • 建立每年可重複使用的標準填寫入口
  • 保留所有回覆的 Email 紀錄作為稽核佐證

六、本方案的限制與風險​

  • 所有資料以 Email 形式存在，不具結構化
  • 無法即時產出：
    • 供應商統計數量
    • Yes / No 比例
    • 年度差異比較
  • 當供應商數量增加時：
    • QA 人工整理與比對成本將同步上升
  • 若稽核單位未來要求「彙整數字或狀態列表」，需另行補作

本方案適合「回收與保存」，不適合「分析與管理」。

七、適用對象與情境​

適合選擇本方案的情況包括：

  • 供應商數量約 10–20 間，短期內成長有限
  • QA 團隊習慣以 Email 為主要工作媒介
  • 稽核結果以「逐份審閱」為主
  • 目前僅需符合品質手冊中「年度稽核」的形式要求