基礎介紹
專案背景與需求理解
依品質手冊規範，企業需定期對供應商進行年度稽核，以確保其品質體系與作業流程能持續符合要求。
由於多數供應商位於海外，實務上多採用「問卷填寫」方式進行稽核作業，作為品質管理與合規留存的重要依據。
目前作業情境多為：
- 由內部單位發送稽核問卷文件
- 供應商填寫後以 Email 或附件方式回傳
- QA 人員再進行彙整、檢視與保存
此流程雖可完成稽核要求，但隨著供應商數量增加，
人工整理與資料追溯所需的時間與風險亦隨之提高。
為何不僅止於線上表單
在實務經驗中，單純將紙本或 PDF 問卷轉為線上表單，
僅解決「填寫方便性」，並未改善後續 QA 作業的核心負擔。
常見問題包括：
- 回覆格式不一致，增加整理時間
- 附件散落於信箱，查找不易
- 歷史年度資料難以快速比對
- 當需對內部或外部單位說明時，需重新彙整資料
因此，本專案關注的並非「是否能線上填寫」，
而是「稽核回覆資料是否能被有效使用」。
數位化導入的核心目標
本次規劃以 不改變既有稽核原則、不取代 QA 專業判斷 為前提，
透過數位化方式改善以下實務面向：
- 降低人工整理與資料回溯的時間成本
- 提升稽核資料的一致性與可追溯性
- 協助 QA 更快速掌握稽核重點
- 提供可對內、對外說明的資料輸出基礎
數位化的目的並非簡化稽核標準，
而是讓 QA 能將時間投注於「判讀與決策」，而非重複整理作業。
方案規劃邏輯說明
基於實際作業需求與導入成本考量，本專案規劃三個層級的解決方案，
協助企業依自身現況與需求，循序導入。
方案 A ｜基本線上回覆
以線上表單方式完成供應商稽核問卷填寫，
回覆內容以 Email 或檔案形式送交內部保存。
此方案著重於「完成填寫與回收」，
適合作為數位化的起點。
方案 B ｜稽核資料集中管理
在方案 A 的基礎上，
將供應商稽核回覆集中保存於資料庫中，
確保資料結構一致，並可進行歷史追溯與查閱。
此方案改善的是「資料保存與管理方式」，
降低人工整理與遺失風險。
方案 C ｜稽核決策輔助與輸出強化（QA 導向）
建立於方案 B 的資料基礎上，
進一步協助 QA 將既有稽核資料轉為更易判讀與說明的形式。
此方案的重點在於：
- 快速掌握需特別留意的稽核回覆
- 彙整關鍵題目與回覆概況
- 產出可列印或匯出的稽核摘要文件
- 支援年度稽核對內或對外說明需求
方案 C 著重於「資料的使用效率」，
而非增加系統複雜度或取代人工判斷。
規劃說明補充
本專案所有方案皆以現行稽核流程為基礎進行優化，
不涉及自動合規判定、風險評分或決策取代。
進階方案的目的在於協助 QA 更有效率地使用既有稽核資料，
而非重新定義稽核標準或判讀責任。
企業可依實際需求分階段導入，
無需一次到位，亦不影響既有作業流程。