我第一次用 Airtable，就犯了 Excel 使用者一定會犯的錯
使用情境
我一開始接觸 Airtable，是想取代 Excel 來管理客戶、報價與案件狀態。
需求其實很單純：
- 客戶清單
- 每個客戶底下有多筆報價
- 能避免重複填寫、錯算金額
看起來，Airtable 完全是為這種情境設計的。
我一開始怎麼做
我做的第一件事，就是「照 Excel 的方式建表」。
- 一張表塞所有東西
- 客戶名稱用 Single select
- 報價金額直接算在同一列
- 為了分類，能用 Multi-select 就用
當時的想法很直覺：
反正 Airtable 就是比較聰明的 Excel。
發生了什麼問題
不到幾天，問題開始出現：
- 同一個客戶名稱出現不同拼法
- 報價被複製、修改後，原始資料被污染
- 某些欄位一改，歷史資料全部跟著變
- 開始不敢動資料，因為不知道會壞哪裡
最諷刺的是：
我花比 Excel 更多的時間在修資料，而不是用資料。
為什麼會這樣
關鍵問題只有一個：
我把 Airtable 當成「檔案」，而不是「系統」。
Excel 的核心單位是「檔案＋工作表」，
但 Airtable 的核心單位其實是：
- 資料實體（Entity）
- 關聯關係（Relationship）
- 狀態流動（State）
當你用一張表試圖承載多個角色：
- 客戶
- 報價
- 專案
- 狀態
你得到的只會是一個無法維護的混合體。
正確的結構應該長這樣
真正能長期運作的 Airtable，至少會拆成三種層級：
-
主體表（例如 Customers）
只放「這個東西本身不會變的資訊」 -
行為表（例如 Quotations / Orders）
每一筆資料都是一次行為，而不是狀態 -
狀態與計算是結果，不是輸入
能算的不要填，能連的不要選
這不是複雜化，而是把錯誤隔離在正確的層級。
這個觀念適用在什麼情況
如果你有以下任何一種狀況：
- 同一份資料會被多次引用
- 有「歷史紀錄」的需求
- 有人會複製資料再修改
- 希望半年後還看得懂這套系統
那你現在卡住的問題，
幾乎不會是功能，而是結構。
結語（可選）
Airtable 不是進階版 Excel。
它更接近一個「不用寫程式的資料庫系統」。
如果一開始就用錯心智模型，
後面補再多 Automation，也只是在延後崩壞。