會議記錄
主題： 業務用 Interface 討論
一、基本資訊
- 會議時間： 2026-01-09（週五）14:00–16:00
- 會議地點： 視訊會議（Google Meet）
- 與會人員： Cody, Aries
二、背景說明
2026-01-03 提及要先預拉一版給業務人員專用的 Interface，考量到人員 Chris 他所負責業績的執行及規劃，故先針對他工作上會需要檢視的內容進行設計。
三、討論重點摘要
指出業務人員 (Chris) 提到年度規劃時會需要的資料，其中包含以下：
-
所有訂單
- 資料來源為"客戶 Partners 表單，以 Requester 為分類基準，讓業務人員可以快速透過客戶的名字掌握該客戶訂單的概略情況。
- 資料來源為"客戶 Partners 表單，以 Requester 為分類基準，讓業務人員可以快速透過客戶的名字掌握該客戶訂單的概略情況。
-
客戶列表
- 透過列表呈現當前所有客戶的列表，除基本資訊外，會在該客戶的資料中記錄此客戶的訂單資料連結(Quotation)，並加入一欄該客戶最近一期訂單之日期，讓業務人員可以掌握客戶的活躍度
- 透過列表呈現當前所有客戶的列表，除基本資訊外，會在該客戶的資料中記錄此客戶的訂單資料連結(Quotation)，並加入一欄該客戶最近一期訂單之日期，讓業務人員可以掌握客戶的活躍度
-
聯絡人名單
- 所有聯絡人的資料列表，此處會加入一欄該聯絡人提供的相關訂單，讓不同的聯絡人可以呈現與其互動的密切程度。
- 所有聯絡人的資料列表，此處會加入一欄該聯絡人提供的相關訂單，讓不同的聯絡人可以呈現與其互動的密切程度。
-
歷史訂單
- 新增一歷史訂單列表供業務人員進行未來業務工作的計劃及參考。此表原始資料位於 FIN BASE 中，擬是開放給業務人員進行過往歷史資料的輸入，好透過金額及相關的資料進行本年度的業績 KPI 達成參考。
- 新增一歷史訂單列表供業務人員進行未來業務工作的計劃及參考。此表原始資料位於 FIN BASE 中，擬是開放給業務人員進行過往歷史資料的輸入，好透過金額及相關的資料進行本年度的業績 KPI 達成參考。
四、其他討論
| 項次 | 內容 | 提問 | 說明 | 評估 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 主管決策用 Interface | Cody | 因為 Chris 他目前需要的是以往歷史資料去進行業務規劃，故依目前這一版規劃的業務人員用 Interface 應已可用。如果需要進行快速資訊判斷跟決策的 Dashboard 則會依 Ray 的角色為主，此部份在先完成業務專用的 Interface 後屆時再依需求進安排。 | 如果要包含可視化的決策計算，原資料庫的欄位需再行調整或添加，同時為了因應 KPI 的相關數值呈現，亦需要再新增一 KPI 表來進行計算 |
| 2 | SAQ | Cody | Demo smartsheet 提供的線上填單，但以 SAQ 來說，這種表單偏簡易，複雜的階層式提問回應就可能得再另外處理。 | Airtable 的 Form 提供的可以處理 |
| 3 | 第三方 Automation | Cody | 先前表示會依 Tracking 表中之 In Transit 的節點有異動便進行自動寄發，但 Hedy 表示還是以"Shipment Collected"節點有資料較理想。 | 改節點可行，但建議最多 2 封自動信即可，太多會是干擾 |
| Demo 第三方 Automation 的配合機制與告知使用的限制(需 Gmail)及免費額度( 1,000 Credits/月)。 | Demo 寄出信件之樣板 | |||
| Ray 有提到在 Tracking 的節點自動化寄發信件有更多想法，待確定方向後再行討論。 | ||||
| Chris 有提到也需要在與客戶建立關係後進行即時自動化信件的寄發；其中可能包含「歡迎內容」或是「提供連結」邀請客戶填寫相關的資料以利進行建檔。 | 使用 MAKE 自動化免費方案一個月最多最多 2 組場景，1,000 可用之 Credits,若要增加則需選擇 USD$6/月 方案 | |||
| 4 | SoA | Aries | 因相較前一版多了一項較複雜之判別及配對的 Automation，固報價金額有所異動，但是功能符合需求，且可以節省更多人工判讀時間。 | 確認執行 |
其他補充：Automation 寄信樣版預覽及第三方 Automation 軟體介面
2016-01-11 (週日) 11:30
討論了 FIN > Charge Catelogu 中不同客戶自有的箱子品項事宜。 開立一可以自由填寫的 Other 欄位予以進行產品品項組合 提醒：建議非必要此欄勿過份使用，因若隨意使用，就有可能造成資料內容的爆脹
2016-01-11 (週日) 17:30
在 CRM > Quotations 中已有的單進行複製(Dublicate rcord)，會造成 🟨 Package Items/🔴 Charge Items/🔵 Non-Taxable Charges 中對應的 Quotations No. 被重覆登載問題。
原因說明： Airtable 裡的每一筆資料是以"實體資料"的概念存在，不是以純文字方式來呈現。 所以上述兩筆單號共用一組的品項在 Airtable 裡的解讀是：「這些品項共用了兩個或更多的單號。」 「使用 Duplicate 的功能：你以為影印了另一張報價單並用修正帶劃掉寫上新的號碼，但實際上是兩張單共用同一批箱子跟費用。」
理想解法： 1.直接建一筆新的，再填入相關內容，這樣最為乾淨且不會有意外。
2.用了(TM111814) 再複製了一筆 Quotation (TM111884) 後，進到 🟨 Package Items / 🔴 Charge Items / 🔵 Non-Taxable 表單中找出該筆 (TM111814, TM111884) 合併的單號，同樣再複製一遍。之後再把重覆的單號刪除，保留你新增的這筆單號的 Quotation 就行。
可不可以用 Automation？ 可以，但資料結構及程式本身的維護相當困難，因為會跨多個表去進行操作及調整，故不建議使用 Automation 來運行。
五、待辦事項
- 第二版 SoA PO(DH-01-PJ7-QT-2) 列印 1 式 2 份用印寄出
- SoA Interface 所需之 Table, Grid View, Interface, Automation 預備
- 於 FIN Base 提供 Historical Sales(Legacy) 表單進行過往 Debit Note 填寫
- CRM > Quotations > Job No. 自動流水編號事宜
- 跨國用資料庫規劃事宜預先通知
最後更新： 2026-01-12
文件版本： v1.0
文件負責人： Aries