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決策摘要

專案背景與核心需求​

依品質手冊規範，企業需定期對供應商進行年度稽核，以確保其品質體系持續符合要求。
由於供應商多位於海外，實務上以「問卷填寫」方式進行稽核作業。

目前面臨的實際狀況包括：

  • 供應商數量約 10–20 間，未來仍有增加可能
  • 稽核單位雖不進行逐筆抽查，但期望看到可統整的數字與結果
  • QA 作業重點在於：
    • 是否能快速掌握稽核重點
    • 是否能清楚交代稽核結果
    • 是否降低人工整理與回溯資料的時間成本

本專案即針對上述情境，提供三種不同層級的數位化方案。

三種方案的核心差異（由低至高）​

方案 A ｜線上填寫與回覆（填寫為主）​

  • 以線上表單完成供應商稽核問卷填寫
  • 回覆內容以 Email 形式送交內部保存
  • 著重「讓供應商能順利填寫並回收資料」

適合情境：
供應商數量少、僅需完成形式上之年度稽核要求。

方案 B ｜稽核資料集中管理（保存與追溯）​

  • 稽核問卷透過資料庫型表單填寫
  • 所有回覆集中保存，具備一致結構
  • 可快速查閱歷史年度資料與附件

適合情境：
稽核作業已成常態流程，需降低人工整理與資料遺失風險。

方案 C ｜稽核決策輔助與報表輸出強化（QA 導向）​

  • 建立於方案 B 的資料基礎上
  • 將稽核回覆轉為 QA 可快速判讀的重點資訊
  • 提供：
    • 稽核重點彙整
    • 關鍵題目統計視角
    • 可列印／匯出之供應商稽核摘要

核心價值不在於收集更多資料，而在於：

  • 更快做判斷
  • 更好對內、對外說明
  • 更有效使用既有稽核資料

供應商稽核數位化｜一頁決策摘要

專案背景與核心需求​

依品質手冊規範，企業需定期對供應商進行年度稽核，以確保其品質體系持續符合要求。
由於供應商多位於海外，實務上以「問卷填寫」方式進行稽核作業。

目前面臨的實際狀況包括：

  • 供應商數量約 10–20 間，未來仍有增加可能
  • 稽核單位雖不進行逐筆抽查，但期望看到可統整的數字與結果
  • QA 作業重點在於：
    • 是否能快速掌握稽核重點
    • 是否能清楚交代稽核結果
    • 是否降低人工整理與回溯資料的時間成本

本專案即針對上述情境，提供三種不同層級的數位化方案。

三種方案的核心差異（由低至高）​

方案 A ｜基本線上回覆（填寫為主）​

  • 以線上表單完成供應商稽核問卷填寫
  • 回覆內容以 Email 形式送交內部保存
  • 著重「讓供應商能順利填寫並回收資料」

適合情境：
供應商數量少、僅需完成形式上之年度稽核要求。

方案 B ｜稽核資料集中管理（保存與追溯）​

  • 稽核問卷透過資料庫型表單填寫
  • 所有回覆集中保存，具備一致結構
  • 可快速查閱歷史年度資料與附件

適合情境：
稽核作業已成常態流程，需降低人工整理與資料遺失風險。

方案 C ｜稽核決策輔助與報表輸出強化（QA 導向）​

  • 建立於方案 B 的資料基礎上
  • 將稽核回覆轉為 QA 可快速判讀的重點資訊
  • 提供：
    • 稽核重點彙整
    • 關鍵題目統計視角
    • 可列印／匯出之供應商稽核摘要

核心價值不在於收集更多資料，而在於：

  • 更快做判斷
  • 更好對內、對外說明
  • 更有效使用既有稽核資料

三方案成果對照（QA 視角）​

項目方案 A方案 B方案 C
線上填寫✔✔✔
資料集中保存✖✔✔
歷史追溯✖✔✔
快速掌握稽核重點✖部分✔
統整數字與概況✖部分✔
稽核摘要列印／匯出✖✖✔
QA 決策輔助✖✖✔

建議導入策略​

  • 初期或供應商數量較少：可從方案 A 開始
  • 希望降低人工整理與資料風險：建議至少導入方案 B
  • 稽核已成固定年度作業，需提升效率與交代能力：適合導入方案 C

三種方案可視實際需求分階段導入，
不需一次到位，也不影響既有作業流程。

決策重點提醒​

  • 本專案不改變 QA 的專業判斷責任
  • 所有方案皆以現行稽核流程為基礎進行優化
  • 方案 C 著重於「讓資料更好用」，而非增加系統複雜度