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方案 B ｜稽核資料集中管理

一、方案定位說明​

本方案以稽核資料集中管理與可追溯性為核心，
將供應商稽核問卷透過 Airtable 原生資料庫表單（Airtable Form） 進行線上填寫，
填寫完成後，所有回覆將即時寫入後台資料表，
取代以 Email 作為主要資料保存與管理方式。

此方案在不改變 QA 判斷責任的前提下，
改善資料整理、查找與年度管理效率，
並為未來稽核查核或數據統整需求建立穩定的資料基礎。

二、核心目標​

  • 將供應商稽核回覆集中保存於單一資料庫
  • 確保每份回覆具備一致結構，降低人工整理成本
  • 提升 QA 查閱、比對與歷史追溯效率
  • 為後續稽核查核、統整或分析保留彈性

三、實際作業流程​

1️⃣ 表單填寫端（供應商）​

  • 供應商透過指定網址進入 Airtable 線上稽核表單
  • 表單內容依原始稽核文件結構分段呈現，包括：
    • 基本公司資訊
    • Organization & Personnel
    • Quality System
    • Facilities / Material Handling
    • Customs / Complaints / Recall
  • 問題形式包含：
    • Yes / No / N/A
    • 條件式補充說明欄位（如選擇 No 或 N/A 時顯示）
    • 附件上傳（如 SOP、證書、作業文件）
  • 表單完成送出後，資料即時寫入 Airtable 資料表，不經由 Email 傳遞

2️⃣ 稽核資料管理端（內部）​

  • 每一份供應商回覆即對應一筆資料記錄（一供應商／一年度）
  • QA 人員可於 Airtable 後台：
    • 逐筆檢視供應商回覆內容
    • 查閱歷史年度稽核資料
    • 下載附件作為稽核佐證
  • 資料可依年度、供應商、題目回覆狀態進行篩選與查找

四、技術實作方式（方案 B 採用）​

採用技術原則​

  • 以資料庫作為唯一資料來源（Single Source of Truth）
  • 表單填寫即完成資料結構化
  • 不自動替代 QA 的專業判斷與決策

技術組合說明​

  • Airtable
    • 作為供應商稽核主資料庫
    • 負責資料保存、查找與歷史留存
  • Airtable Form
    • 作為供應商線上填寫介面
    • 支援條件顯示、必填控制與附件上傳
  • WordPress
    • 作為對外說明頁與表單入口
    • 提供填寫指引與注意事項說明

本方案本質為「資料導向的稽核回覆管理」，
而非單純的訊息接收或聯絡表單。

五、本方案可以做到的事​

  • 集中保存所有供應商年度稽核回覆
  • 降低 QA 人員整理 Email 與附件的時間成本
  • 提供一致、可讀性高的回覆結構，提升審閱效率
  • 支援稽核資料的年度留存與快速追溯
  • 作為未來稽核查核或內部檢視的可靠資料來源

六、本方案的限制與注意事項​

  • 稽核結果仍需由 QA 人員依專業判斷進行認定
  • 本階段未導入自動評分、風險等級或合規判定
  • 初期需投入時間建立資料表與表單結構
  • 內部人員需適應以資料庫介面進行資料查閱

本方案改善的是「資料管理方式」，
並未自動化或取代「稽核判斷責任」。

七、適用對象與情境​

適合選擇本方案的情況包括：

  • 供應商數量逐年增加，人工整理成本明顯上升
  • 稽核資料需保存多年，且須可快速查找與調閱
  • 稽核單位可能要求提供回覆清單或佐證資料
  • 內部希望降低以 Email 作為主要資料保存方式的風險